الدفع عند الاستلام وإدارة النقد
الدفع عند الاستلام مال يتحرك داخل عملك، لذا يُتتبَّع كالمال: بعهدة مندوب محدد، ويُعدّ عند المستودع، ويُطابق مع الشحنة، ويُدفع للتاجر وفق جدول يراه.
مطابقة مبالغ الدفع عند الاستلام هي عملية مطابقة ما حصّلته شركة التوصيل فعلاً مع ما كان يُفترض تحصيله، ثم دفع الفارق للتاجر بعد خصم الرسوم. وتشمل أربع مراجعات: ما حصّله المندوب، وما عدّه المستودع، وما تقول شركة الشحن إنها حوّلته، وما يستحقه التاجر بعد خصم رسوم الشحن ورسوم التحصيل والمرتجعات.
كل مبلغ يحصّله المندوب يُقيَّد على الشحنة وعلى المندوب، فيصبح ما بحوزته رقماً جارياً لا تخميناً في نهاية الوردية. ولا يمكن للمندوب إيداع أكثر مما بحوزته، والدفتر للإضافة فقط، فأي تصحيح قيد جديد لا تعديل صامت.
يحل محل: دفتر ورقي، وجرد لا يحدث إلا عندما يبدو شيء خاطئاً.
عند تسليم المندوب المبلغ لأمين الصندوق، يحصل الطرفان على سجل بما انتقل ومتى. ويظهر أي نقص على المندوب وعلى اليوم الذي حدث فيه، بدل أن يظهر بعد أسابيع كفجوة غير مفسَّرة في إجمالي شهري.
يحل محل: توقيع على ورقة مطبوعة لا يجدها أحد في مارس.
استورد الملف الذي ترسله شركة الشحن ليُطابق كل سطر برقم البوليصة مع ما كنت تتوقعه. المبالغ المطابقة تُعتمد، والمختلفة تُعلَّم مع الفارق، والبوالص غير المعروفة تُدرج، والبوالص التي لم تُحوَّل بعد تُحتسب كمستحقات لا تُسقط بصمت.
يحل محل: ملفَّي إكسل جنباً إلى جنب ومعادلة بحث تتعطل.
تُنفَّذ الدفعات وفق دورة تحددها، ولا يُصرف شيء حتى يعتمده شخص ثانٍ. ويُدرج كشف التاجر كل خصم في سطر مستقل مع سببه والشحنة التي جاء منها، فلا يكون الفارق بين المحصَّل والمدفوع مبلغاً مجملاً.
يحل محل: حوالة بنكية ورسالة واتساب تقول ثق بي.
العميل الذي يدفع جزءاً من المبلغ، والذي يرفض عند الباب، والشحنة التي تعود للمصدر، ثلاثة أحداث مختلفة، ويتحرك المال في كل منها بشكل مختلف. والإرجاع يعكس المبلغ، فلا يظهر في كشف التاجر مال لم يصل.
يحل محل: ملاحظة في عمود اسمه ملاحظات.
يسجّل المندوب المبلغ المستلم، نقداً أو بالبطاقة، مقابل تلك الشحنة.
ينضم المبلغ إلى ما بحوزة المندوب، ويبقى ظاهراً حتى يسلّمه.
يستلم أمين الصندوق المبلغ ويحصل الطرفان على إيصال، ليُكتشف أي نقص في اليوم نفسه.
يُطابق ما تقول شركة الشحن إنها حصّلته مع ما كنت تتوقعه، ويُعلَّم أي فارق.
تُخصم الرسوم، ويُصرف المبلغ وفق الدورة المتفق عليها، ويرى التاجر كل خصم وسببه.
مسار النقد
وعندما لا يصل المبلغ
لا يُحصَّل شيء. تحمل الشحنة سبب الرفض وتنتقل إلى قائمة المرتجعات.
يُسجَّل الفارق بين المستحق والمحصَّل على الشحنة وعلى المندوب.
ترجع الشحنة وينعكس المبلغ، فلا يظهر في كشف التاجر مال لم يصل أصلاً.
كل تقرير منها قابل للتصدير، فتكون النسخة التي ترسلها لتاجر أو لمدقق هي ذاتها التي تنظر إليها.
نفّذ أسبوعاً من التوصيلات عبره وأقفل النقد يوم الجمعة. أو استعرض مطابقتك الحالية مع أحدنا لترى أين كان سيكتشف شيئاً.
